Bimbingan Teknis Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja LAPAN Tahun 2009


BIMBINGAN TEKNIS ANALISIS JABATAN DAN ANALISIS BEBAN KERJA

LEMBAGA PENERBANGAN DAN ANTARIKSA NASIONAL (LAPAN)

HOTEL GRAND JAYARAYA, CIPAYUNG PUNCAK

TANGGAL 29 NOVEMBER S/D 1 DESEMBER 2009

Bimbingan Teknis Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja LAPAN 2009

Workshop Workload Analysis Batch XVII


WORKSHOP WORKLOAD ANALYSIS BATCH XVII

HOTEL ARYADUTA SUITES SEMANGGI – JAKARTA PUSAT

TANGGAL 26-27 APRIL 2010

Dari kiri ke kanan: Bambang Perkasa Alam, Amirullah, Deni Anugrah Rochman, Gafrelly Mansur, Irene Hanna Sihombing, Adil Kurnia, Laetitia, Ohan Juhana, Irwan Setiyadi.

PESERTA :

  1. Bambang Perkasa Alam (PT. Patra Teknik)
  2. Amirullah (PT. Sanyo Electronic Indonesia)
  3. Deni Anugrah Rochman (PT. Sanggar Sarana Baja)
  4. Gafrelly Mansur (PT. Inti, Bandung)
  5. Irene Hanna Sihombing (Sekolah Tinggi Pariwisata Nusa Dua Bali)
  6. Laetitia (PT. Bursa Efek Indonesia)
  7. Ohan Juhana (PT. Inti, Bandung)
  8. Irwan Setiyadi (PT. Kalbe Farma)

TRAINER : Adil Kurnia

PENYELENGGARA : Value Consult

Bagaimana Mengukur Beban Kerja Jabatan Manajer Puncak?


BAGAIMANA MENGUKUR BEBAN KERJA JABATAN MANAJER PUNCAK?

“Sangat sulit bahkan tidak mungkin bisa diukur!” Itulah jawaban yang kerapkali kita dengar saat kita menanyakan bagaimana mengukur beban kerja jabatan “Manajer Puncak” (seperti General Manager (GM), Vice President (VP), Senior Vice President (SVP), atau bahkan Direktur (Director) dan Direktur Utama (President Director). Apakah benar demikian? Kita harus mengkajinya secara lebih mendalam, terutama mengenai apa saja target-target yang harus dicapai oleh pemegang jabatan puncak, melalui tugas-tugas dan tanggung jawab apa saja mereka akan dapat mencapai target-target tersebut, dan dengan cara bagaimana mereka menjalankan tugas-tugas dan tanggung jawabnya tersebut.

Target-Target dari Jabatan Manajer Puncak

Tugas-Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan Manajer Puncak

Aktivitas yang dilakukan Pemegang Jabatan Manajer Puncak

Pengukuran Beban Kerja Jabatan Manajer Puncak

to be continued…

Adil Kurnia (HR Consultant)


Apakah Benar Tiap Jabatan Bisa Diukur Beban Kerjanya?


APAKAH BENAR TIAP JABATAN BISA DIUKUR BEBAN KERJANYA?

Pertanyaan yang menarik! Tentu saja jawabannya bukan tergantung pada apa dan bagaimana tugas-tugas dari jabatan tersebut, yang artinya sama saja bahwa tidak semua atau setiap jabatan bisa diukur beban kerjanya. Jawaban yang benar adalah bahwa hal itu tergantung pada: apa metode yang digunakan, apakah ada keharusan untuk diukur, apakah ada kesediaan untuk diukur (dan mengukurnya) dan seberapa besar tingkat ke’akurat’an hasil pengukuran yang diinginkan.

Metode Yang Digunakan

Keharusan Untuk Diukur

Kesediaan Untuk Diukur dan Mengukur

Tingkat Akurasi Hasil Pengukuran

to be continued…

Adil Kurnia (HR Consultant)

Type of Workload Analysis


TYPES OF WORKLOAD ANALYSIS

Numeric Analysis

At its simplest, numeric analysis helps you determine how much you are getting done with the staff you have. Specifically, numeric analysis calculates the number of outputs (products or services delivered) produced by a specific level of effort (employee time). Numeric measures can range from the very general (average number of books circulated per staff hour) to the very specific (number of steps and minutes needed to process each new videotape). As your numeric measures become more precise they take more time and effort to gather and analyze. Numeric measures are simply snapshots of what is being done at the time the data is collected. With this information, baselines, which measure the current levels at which work is performed and outputs are produced, can be established.

Process Analysis

Process analysis determines what steps within a task are required to create a measurable output. To do this you must be able to identify four things:

  • the output that is created and measured
  • the starting point of the task
  • the typical steps within the task
  • the ending point of the task.
Process analysis identifies the steps your staff takes in producing an output for a customer. Process analysis can also help you identify who is doing what in your library. Process analysis provides an opportunity for staff to identify problem points in a workflow, understand the factors that affect performance, and question why certain actions are taken. Process analysis also provides the information you and your staff need to redesign work processes, which is one way to release time from current tasks to take on new responsibilities.

Sumber: http://infopeople.org


“Human Factor” dan Pengaruhnya Terhadap Beban Kerja


HUMAN FACTOR DAN PENGARUHNYA TERHADAP BEBAN KERJA

Manusia sebagai makhluk individu memiliki perbedaan dalam hal kemampuan untuk menyelesaikan tugas-tugas, pekerjaan, menggunakan peralatan, atau fungsi peralatan, meskipun terkadang telah dilakukan pelatihan atau perekrutan secara profesional dengan kualifikasi pekerjaan yang sama.

Seiring dengan perkembangan teknologi maka aspek manusia menjadi penting untuk diperhatikan. Dalam hal ini, Human factor muncul sebagai salah satu aspek yang sangat diperhitungkan khususnya di negara-negara maju seperti Amerika Serikat dan Eropa. Bentuk lain dari human factor sering dihubungkan dengan ergonomi atau human engineering.

Human factor terfokus pada aspek manusia serta interaksinya dengan produk, peralatan fasilitas yang digunakan, prosedur pekerjaan, dan lingkungan dimana kegiatan tersebut dilakukan. Menurut Chapanis (1985), human factor berhubungan dengan informasi mengenai tingkah laku, kemampuan, dan keterbatasan manusia serta karakteristik mengenai perancangan peralatan, mesin, sistem, pekerjaan dan lingkungan untuk menghasilkan keamanan, kenyamanan, dan efektifitas dalam penggunaannya. Pada pelaksanaannya, aspek human factor ini dicoba untuk disesuaikan dengan sesuatu yang digunakan serta lingkungan tempat kegiatannnya bekerja sehingga dapat sesuai berdasarkan kapabilitas, keterbatasan dan kebutuhan orang yang melakukan pekerjaan.

Pada dasarnya, human factor ini memiliki 2 (dua) tujuan utama yakni:

  1. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi terhadap aktifitas yang dilakukan, peningkatan terhadap kemampuan menggunakan peralatan, menurunkan kesalahan yang ditimbulkan serta peningkatan produktifitas;
  2. Meningkatkan keamanan dan kenyamanan, menurunkan stress dan kelelahan, kemudahan terhadap adaptasi, meningkatkan kepuasan terhadap pekerjaan dan yang terpenting adalah meningkatkan kualitas hidup dari manusia yang bekerja.

Salah satu teori yang dapat digunakan untuk menciptakan kesesuaian antara manusia sebagai pusat kendali dengan komponen lainnya pada saat melakukan kegiatan adalah Model SHEL. Model ini merupakan gambaran dari unsur-unsur utama yang saling berinteraksi. Manusia (liveware) sebagai pusat interaksi dikelilingi oleh 4 (empat) kelompok utama yaitu:

  • Liveware–hardware : manusia dan mesin (termasuk peralatan);
  • Liveware–software : manusia dan material lainnya (seperti dokumen, prosedur, simbol dan sebagainya);
  • Liveware–environment : manusia dan lingkungan (termasuk faktor internal dan eksternal tempat kerja);
  • Liveware–liveware : manusia dan manusia lainnya (termasuk teman sekerja dan kolega).

Tujuan dari model ini adalah bagaimana menciptakan interaksi optimal antar setiap komponen.

Dalam melaksanakannya interaksi tersebut di atas, seringkali manusia (liveware) merasakan gangguan sebagai akibat dari faktor pembebanan yang dirasakan. Faktor pembebanan ini dapat berupa fisik maupun psikis.

BEBAN KERJA

Secara garis besar, kegiatan manusia dapat digolongkan dalam dua komponen utama yaitu kerja fisik (menggunakan otot sebagai kegiatan sentral) dan kerja mental (menggunakan otak sebagai pencetus utama). Kedua kegiatan ini tidak dapat dipisahkan secara sempurna mengingat terdapat hubungan yang erat antara satu dengan yang lainnya. Namun, jika dilihat dari energi yang dikeluarkan, maka kerja mental murni relatif lebih sedikit mengeluarkan energi dibandingkan dengan kerja fisik.

Beban Kerja Fisik

Perkerjaan yang dilakukan dengan mengandalkan kegiatan fisik semata akan mengakibatkan perubahan pada fungsi alat-alat tubuh yang dapat dideteksi melalui perubahan:

  • Konsumsi oksigen;
  • Denyut jantung;
  • Peredaran darah dalam paru-paru;
  • Temperatur tubuh;
  • Konsentrasi asam laktat dalam darah;
  • Komposisi kimia dalam darah dan air seni;
  • Tingkat penguapan, dan faktor lainnya.

Kerja fisik akan mengakibatkan pengeluaran energi yang berhubungan dengan konsumsi energi. Konsumsi energi pada saat kerja biasanya ditentukan dengan cara tidak langsung yaitu dengan pengukuran kecepatan denyut jantung atau konsumsi oksigen.

Pengukuran beban kerja fisik merupakan pengukuran beban kerja yang dilakukan secara obyektif dimana sumber data yang diolah merupakan data-data kuantitatif, misalnya:

A. Denyut jantung atau denyut nadi

Denyut jantung atau denyut nadi digunakan untuk mengukur beban kerja dinamis seseorang sebagai manifestasi dari gerakan otot. Semakin besar aktifitas otot maka akan semakin besar fluktuasi dari gerakan denyut jantung yang ada, demikian pula sebaliknya.

Menurut Grandjean (1998) dan Suyasning (1981), beban kerja dapat diukur dengan denyut nadi kerja. Selain itu, denyut nadi juga dapat digunakan untuk memperkirakan kondisi fisik atau derajat kesegaran jasmani seseorang. Denyut jantung (yang diukur per menit) dapat digunakan untuk mengukur tingkat kelelahan seseorang. Cara lain yang dapat dilakukan untuk merekam denyut jantung seseorang pada saat kerja yakni dengan menggunakan electromyography (EMG).

B. Konsumsi oksigen

Oksigen yang dikonsumsi oleh seseorang tentunya akan dipengaruhi oleh intensitas pekerjaan yagn dilakukan. Secara khusus, konsumsi oksigen dapat dibandingkan dengan kapasitas kerja fisik (physical work capacity – PWC). PWC menggambarkan jumlah oksigen maksimum yang dapat dikonsumsi oleh seseorang pada setiap menitnya. Menurut Astrand dan Rodahl (1986), persentase PWC yang tinggi pada suatu pekerjaan tertentu akan mengindikasikan beban fisik atau kelelahan yang dialami.

Beban Kerja Mental

Menurut Henry R. Jex dalam bukunya “Human Mental Workload”, definisi beban kerja mental yakni:

“Mental workload is the operator’s evaluation of the attentional load margin (between their motivated capacity and the current task demands) while achieving adequate task performance in a mission relevant context”.

Seiring dengan berjalannya waktu, kemampuan seseorang dapat saja berubah sebagai akibat dari praktek terhadap pekerjaan (Kemampuan meningkat), kelelahan yang ditimbulkan (kemampuan menurun), dan kebosanan terhadap pekerjaan dan kondisi (kemampuan menurun). Kemampuan seseorang akan berbeda dengan orang lain karena perbedaan dukungan fisk dan mental, perbedaan latihan, dan perbedaan pekerjaan.

Hubungan antara beban kerja dengan kinerja dapat dilihat dalam bentuk kurva U terbalik. Kinerja manusia pada tingkat beban kerja rendah tidak juga baik. Jika tidak banyak hal yang dapat dikerjakan maka orang tersebut akan mudah bosan dan cenderung kehilangan ketertarikan terhadap pekerjaan yang dilakukan. Dalam keadaan ini (underload), galat akan muncul dalam bentuk kehilangan informasi sebagai akibat dari menurunnya konsentrasi.

Pengukuran beban kerja mental merupakan pengukuran beban kerja yang dilakukan secara subyektif dimana sumber data yang diolah merupakan data-data kualitatif. Beberapa jenis pengukuran subyektif yang telah dilakukan yakni:

A. Subjective Workload Assessment Technique (SWAT);

Metoda ini pertama kali diperkenalkan oleh Reid dan Nygren pada Harry G. Armstrong Aerospace Medical Research Laboratory Wrigt – Patterson Air Force Base, Ohio, USA. Metoda ini muncul sebagai akibat dari meningkatnya kebutuhan akan pengukuran subyektif yang dapat digunakan dalam pekerjaan secara langsung. SWAT ini dibuat sedemikian rupa sehingga tanggapan hanya diberikan melalui tiga deskriptor pada masing-masing tiga faktor/dimensi. Penggunaan metoda ini dilakukan melalui 2 (dua) tahapan pekerjaan yakni scale development dan event scoring.

B. National Aeronautics and Space Administration–Task Load Index (NASA–TLX);

NASA–TLX merupakan multidimensional scale yang digunakan untuk mengukur beban kerja mental sebagai fungsi dari mental demand, physical demand, temporal demand, performance, effort, dan frustration dimension.

  • Cooper Harper Scale (Wierwille dan Casali, 1983);
  • Multidescriptor Scale (Wierwille dan Casali, 1983);
  • Workload – Compensation – Interfernce/Technical Effectiveness Scale (Wierwille dan Connor, 1983);
  • Overall Workload Scale (Hill et al, 1992);
  • Consumer Mental Workload Scale (Owen, 1992);
  • Direct Scaling (Ghiaseddin, 1995).

Hingga saat ini, SWAT dan NASA–TLX merupakan metoda yang paling banyak digunakan.

PENUTUP

Manusia sebagai salah satu komponen penting dalam organisasi maupun kegiatan industri (baik yang menghasilkan produk maupun jasa) memiliki keterbatasan dan kelebihan satu dengan lainnya. Agar manusia ini dapat bekerja dan menghasilkan suatu output yang optimal maka penting untuk diperhatikan berbagai aspek terkait dengan manusia tersebut. Human factor sebagai salah satu unsur keilmuan yang sangat erat kaitannya dengan aspek manusia menjadi penting untuk diperhatikan. Untuk itu, berbagai metoda yang dilakukan untuk mendekati dan menentukan karakteristik pada manusia terkait dengan human factor. Salah satu hal yang dilakukan yakni dengan menentukan beban kerja pada manusia tersebut khususnya yang terkait dengan beban kerja fisik dan beban kerja mental. Hal ini sangat bermanfaat guna mengetahui dan memahami manusia yang akan melakukan pekerjaan terutama pekerjaan yang sangat spesifik.

Sumber:

Materi Workshop Analysis Beban Kerja oleh Tajuddin Idris, S.Si. M.T.


Tugas Insidentil


Tugas Insidentil dalah hal-hal yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan namun frekuensi kemunculan atau dilaksanakannya tidak dapat ditentukan sebagaimana halnya dengan tugas harian (muncul/dilaksanakan setiap hari) atau tugas berkala (muncul/dilaksanakan secara berkala setiap minggu, bulan, triwulan, semester, tahun, atau bahkan lima tahunan).

Sebagaimana disebutkan di atas, tugas-tugas tertentu disebut sebagai tugas insidentil karena dilihat dari aspek tingkat kemunculan atau frekuensi dilaksanakannya. Oleh karena itu, tugas insidentil dapat merupakan tugas pokok, tugas tambahan, atau tugas lain-lain. Tugas pokok, tugas tambahan dan tugas lain-lain merupakan jenis tugas yang dilihat berdasarkan aspek tingkat kepentingannya.

(to be continued…)

Sumber:

Materi Workshop Analysis Beban Kerja yang diselenggarakan oleh Value Consult dengan Lead Trainer Adil Kurnia

“Allowance” Dalam Analisis Beban Kerja


Allowance (Waktu Kelonggaran Dalam Analisis Beban Kerja (ABK)

Allowance merupakan waktu yang dibutuhkan karyawan untuk melakukan aktivitas yang dapat memenuhi kebutuhan pribadi, menghilangkan rasa lelah (fatique), dan hambatan-hambatan lain yang tidak dapat dihindarkan. Allowance secara nyata dibutuhkan oleh karyawan yang selama pengukuran tidak diamati, diukur, dicatat atau dihitung. Oleh karenanya seusai pengukuran dan setelah mendapatkan Waktu Normal, maka allowance perlu ditambahkan untuk memperloleh Waktu Baku (Standard Time) sebagai dasar penentuan beban kerja.

Besarnya kelonggaran untuk tiap karyawan berbeda-beda dari satu jabatan ke jabatan lainnya karena tiap jabatan mempunyai karakteristik tersendiri. Oleh karena itu besarnya allowance yang akan digunakan dalam perhitungan beban kerja harus ditetapkan oleh perusahaan. Allowance yang umum digunakan adalah 10% (untuk bidang manufaktur) sampai dengan 20%-25% (untuk Departemen/Instansi Pemerintah) dari total  jam kerja sehari.

Contoh Allowance: Minum sekedarnya untuk menghilangkan rasa haus, ke toilet, ngobrol dengan teman sekerja sekadar untuk menghilangkan ketegangan atau kejemuan kerja, dan lain-lain.

Sumber:

Materi Workshop Workload Analysis yang diselenggarakan oleh Value Consult dengan Lead Trainer Adil Kurnia

Beban Kerja Individu


BEBAN KERJA INDIVIDU

Merupakan total waktu yang digunakan oleh seorang pemegang jabatan untuk menyelesaikan seluruh tugas-tugas pokok, tugas-tugas tambahan, dan tugas-tugas lain-lain pada suatu Jabatan. Sedangkan Beban Kerja Jabatan adalah total waktu yang digunakan untuk menyelesaikan hanya seluruh tugas-tugas pokok saja pada suatu Jabatan.

Beban kerja individu seorang karyawan akan menjadi lebih besar dibanding beban kerja jabatannya apabila ia selain mengerjakan seluruh tugas-tugas pokoknya juga mengerjakan tugas-tugas tambahan dan/atau tugas lain-lain.

Beban kerja individu seorang karyawan akan sama dengan beban kerja jabatannya apabila ia hanya mengerjakan seluruh tugas-tugas pokoknya dan tidak sama sekali mengerjakan tugas-tugas tambahan dan/atau tugas lain-lain; atau tugas-tugas pokok yang tidak dikerjakannya sama bebannya dengan tugas-tugas tambahan dan/atau tugas lain-lain yang dikerjakannya.

Beban kerja individu seorang karyawan akan menjadi lebih kecil dibanding beban kerja jabatannya apabila ia tidak mengerjakan seluruh tugas-tugas pokok yang menjadi kewajibannya sebagai pemegang jabatan tersebut, dan ia pun tidak sama sekali mengerjakan tugas-tugas tambahan maupun tugas lain-lain.

(to be continued…)

Sumber:

Materi Workshop Workload Analysis yang diselenggarakan Value Consult dengan Lead Trainer Adil Kurnia

Analisis Beban Kerja di Kementerian Keuangan

« Older entries Newer entries »