Tugas Insidentil


Tugas Insidentil dalah hal-hal yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan namun frekuensi kemunculan atau dilaksanakannya tidak dapat ditentukan sebagaimana halnya dengan tugas harian (muncul/dilaksanakan setiap hari) atau tugas berkala (muncul/dilaksanakan secara berkala setiap minggu, bulan, triwulan, semester, tahun, atau bahkan lima tahunan).

Sebagaimana disebutkan di atas, tugas-tugas tertentu disebut sebagai tugas insidentil karena dilihat dari aspek tingkat kemunculan atau frekuensi dilaksanakannya. Oleh karena itu, tugas insidentil dapat merupakan tugas pokok, tugas tambahan, atau tugas lain-lain. Tugas pokok, tugas tambahan dan tugas lain-lain merupakan jenis tugas yang dilihat berdasarkan aspek tingkat kepentingannya.

(to be continued…)

Sumber:

Materi Workshop Analysis Beban Kerja yang diselenggarakan oleh Value Consult dengan Lead Trainer Adil Kurnia

“Allowance” Dalam Analisis Beban Kerja


Allowance (Waktu Kelonggaran Dalam Analisis Beban Kerja (ABK)

Allowance merupakan waktu yang dibutuhkan karyawan untuk melakukan aktivitas yang dapat memenuhi kebutuhan pribadi, menghilangkan rasa lelah (fatique), dan hambatan-hambatan lain yang tidak dapat dihindarkan. Allowance secara nyata dibutuhkan oleh karyawan yang selama pengukuran tidak diamati, diukur, dicatat atau dihitung. Oleh karenanya seusai pengukuran dan setelah mendapatkan Waktu Normal, maka allowance perlu ditambahkan untuk memperloleh Waktu Baku (Standard Time) sebagai dasar penentuan beban kerja.

Besarnya kelonggaran untuk tiap karyawan berbeda-beda dari satu jabatan ke jabatan lainnya karena tiap jabatan mempunyai karakteristik tersendiri. Oleh karena itu besarnya allowance yang akan digunakan dalam perhitungan beban kerja harus ditetapkan oleh perusahaan. Allowance yang umum digunakan adalah 10% (untuk bidang manufaktur) sampai dengan 20%-25% (untuk Departemen/Instansi Pemerintah) dari total  jam kerja sehari.

Contoh Allowance: Minum sekedarnya untuk menghilangkan rasa haus, ke toilet, ngobrol dengan teman sekerja sekadar untuk menghilangkan ketegangan atau kejemuan kerja, dan lain-lain.

Sumber:

Materi Workshop Workload Analysis yang diselenggarakan oleh Value Consult dengan Lead Trainer Adil Kurnia

Beban Kerja Individu


BEBAN KERJA INDIVIDU

Merupakan total waktu yang digunakan oleh seorang pemegang jabatan untuk menyelesaikan seluruh tugas-tugas pokok, tugas-tugas tambahan, dan tugas-tugas lain-lain pada suatu Jabatan. Sedangkan Beban Kerja Jabatan adalah total waktu yang digunakan untuk menyelesaikan hanya seluruh tugas-tugas pokok saja pada suatu Jabatan.

Beban kerja individu seorang karyawan akan menjadi lebih besar dibanding beban kerja jabatannya apabila ia selain mengerjakan seluruh tugas-tugas pokoknya juga mengerjakan tugas-tugas tambahan dan/atau tugas lain-lain.

Beban kerja individu seorang karyawan akan sama dengan beban kerja jabatannya apabila ia hanya mengerjakan seluruh tugas-tugas pokoknya dan tidak sama sekali mengerjakan tugas-tugas tambahan dan/atau tugas lain-lain; atau tugas-tugas pokok yang tidak dikerjakannya sama bebannya dengan tugas-tugas tambahan dan/atau tugas lain-lain yang dikerjakannya.

Beban kerja individu seorang karyawan akan menjadi lebih kecil dibanding beban kerja jabatannya apabila ia tidak mengerjakan seluruh tugas-tugas pokok yang menjadi kewajibannya sebagai pemegang jabatan tersebut, dan ia pun tidak sama sekali mengerjakan tugas-tugas tambahan maupun tugas lain-lain.

(to be continued…)

Sumber:

Materi Workshop Workload Analysis yang diselenggarakan Value Consult dengan Lead Trainer Adil Kurnia

Analisis Beban Kerja di Kementerian Keuangan

Review Job Description Untuk Keperluan Analisis Beban Kerja


Review Job Description Untuk Keperluan Analisis Beban Kerja

Tujuan Review

  • Memastikan apakah job description yang diperoleh secara legal formal dapat dipertanggung jawabkan dan “up-dated”, sehingga layak direview dan dipergunakan untuk kepentingan analisis beban kerja.
  • Memahami secara benar jabatan yang akan dianalisis.
  • Melengkapi apabila informasi yang ada kurang lengkap atau kurang jelas.
  • Dasar menentukan tugas pokok, tugas tambahan, tugas rutin, tugas berkala, dan tugas insidental (cycle work dan noncycle work).
  • Dasar melakukan breakdown tugas kedalam tahapan/langkah-langkah/aktivitas (job element).
  • Dasar dalam menyusun kuesioner serta pengisiannya.
  • Persiapan wawancara, observasi dan diskusi.
  • Memperoleh gambaran yang akurat mengenai waktu standar yang dibutuhkan untuk setiap tugas (cycle work) maupun aktivitas (job element).

Komponen Job Description

  • Identitas Jabatan
  • Struktur Jabatan dalam Organisasi
  • Fungsi/Tujuan Jabatan
  • Tugas-Tugas Tanggung Jawab
  • Hubungan Jabatan
  • Persyaratan Jabatan

Komponen yang berhubungan langsung dengan analisis beban kerja adalah komponen Tugas-Tugas, sedangkan komponen lainnya berfungsi sebagai informasi tambahan.

Jenis Tugas menurut Tingkat kepentingannya

  • Tugas Pokok, adalah tugas-tugas yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan agar tujuan jabatan dapat tercapai.
  • Tugas Tambahan, adalah tugas-tugas yang tidak harus dilakukan oleh pemegang jabatan karena tidak berpengaruh terhadap pencapaian tujuan jabatan namun masih berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan.
  • Tugas Lain-Lain, adalah tugas-tugas yang tidak harus dilakukan oleh pemegang jabatan karena tidak berpengaruh terhadap pencapaian tujuan jabatan maupun tujuan organisasi atau perusahaan.

Jenis Tugas Menurut Frekuensinya

  • Tugas Harian, tugas-tugas yang muncul/terjadi atau dilakukan/dikerjakan secara terus menerus setiap hari.
  • Tugas Berkala, tugas-tugas yang muncul/terjadi atau dilakukan/dikerjakan secara berulang setiap minggu, bulan, triwulan, atau tahunan.
  • Tugas Insidental, tugas-tugas yang kemunculan/terjadinya tidak dapat ditentukan  waktunya. Misalnya dalam 1 bulan tugas tersebut selalu ada tetapi terjadi/dilakukannya tidak pasti, dapat di awal bulan, pertengahan bulan atau di akhir bulan.

Hal-Hal Lain yang Penting

  • Pastikan bahwa apakah pada job description hanya terdapat tugas pokok saja atau termasuk juga tugas tambahan? Hal ini akan berpengaruh pada perhitungan beban kerja jabatan dan beban kerja individu.
  • Pastikan bahwa apakah job description sudah terbagi kedalam tugas harian/rutin, tugas berkala (mingguan, bulanan, triwulan, tahunan) atau belum ada informasi apapun mengenai frekuensi tugas. Hal ini akan memudahkan dalam memperoleh data waktu penyelesaian tugas dan aktivitasnya.
  • Pastikan bahwa apakah perumusan tugas-tugas pada job description masih bersifat abstrak atau sudah konkrit/nyata (dapat diamati dan diukur) yang berbentuk aktivitas (activities/job element). Hal ini akan memudahkan karena tidak perlu memikirkan apa saja aktivitas dari tugas-tugas jabatan tersebut.
  • Pastikan bahwa apakah tugas-tugas tertentu pada job description suatu jabatan berdiri sendiri (meskipun tetap rangkaian dari suatu proses) atau juga merupakan tugas dari jabatan lain (duplikasi). Oleh karena itu, perlu melihat tugas-tugas pada job description dari jabatan lainnya yang terkait agar analis/surveyor tidak terkecoh dengan data isian kuesioner dan hasil wawancara (kecuali data observasi).

Sumber: Materi Workshop Workload Analysis oleh Adil Kurnia

Menghitung Beban Kerja Secara Sederhana


Menghitung Beban Kerja Secara Sederhana (Tanpa Penyesuaian)

Asumsi :

1 minggu = 5 hari kerja; 1 bulan = 24 hari kerja;

1 triwulan = 72 hari kerja; 1 tahun = 288 hari kerja

Rata-rata jam kerja per hari = 8 jam atau 480 menit.

Contoh :

Tugas Harian:

–> misalnya = 3 jam = 180 menit

Tugas Mingguan:

–> misalnya = 5 jam = 300 menit : 5 =  60 menit

Tugas Bulanan:

–> misalnya = 10 jam = 600 menit : 24 = 25 menit

Tugas Triwulanan:

–> misalnya = 50 jam = 3000 menit : 72 = 41,7 menit

Tugas Tahunan:

–> misalnya = 50 jam = 3000 menit : 288 =  10,4 menit

Kerja efektifnya, ekivalen 1 hari rata-rata = 316,1 menit

Jadi, besar beban kerja produktifnya adalah :

–> (316,1/480) x 100% = 65,85%

Sumber: Materi Workshop Workload Analysis

Method of Work Measurement


Method of Work Measurement

1).  Historical Experience

  • Advantage(s): Easy and inexpensive
  • Disadvantage(s): Not objective and unreliable

2). Time Studies

  • Advantage(s): Accurate
  • Disadvantage(s): Requires trained staff; and Standard cannot be set before the task is performed.

3).  Predetermined Time Standards

  • Advantage(s): Established in a laboratory environment; and Can be set before the task is done.
  • Disadvantages: Can be very expensive.

4).  Work Sampling

  • Advantage(s): Not as expensive as time-study; Observers require little training; and Study can be delayed with little impact on results.
  • Disadvantage(s): Work elements are not broken down completely; Sampling MUST be random; and A long sampling time is needed.

Menghitung Jumlah Tenaga Kerja yang Diperlukan


Menghitung Jumlah Tenaga Kerja Yang Diperlukan

Kita dapat menghitung berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu jabatan. Jabatan adalah pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai. Pertama-tama kita menentukan jumlah waktu yang sungguh-sungguh diperlukan untuk menyelesaikan jabatan tersebut (Cycle Time atau Cyclical Time). Kemudian kita menentukan prosentase dari waktu bukan lingkaran (Noncyclical Time), waktu untuk menghilangkan kelelahan, dan waktu untuk keperluan pribadi. Misalnya waktu yang sungguh-sungguh diperlukan untuk menyelesaikan jabatan (Cycle Time) adalah 2000 jam. Jumlah tersebut kita tentukan berdasarkan Penyelidikan Waktu dan Gerak (Time and Motion Study).

Apabila Waktu Bukan Lingkaran (Noncyclical Time) kita tentukan 40%, Waktu untuk Kelelahan 20%, dan Waktu untuk Keperluan Pribadi 20% dari Waktu Lingkaran (Cycle Time), maka jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan tersebut adalah 2000 jam (Cycle Time) + 800 jam (Noncyclical Time) + 400 jam (Waktu untuk menghilangkan Kelelahan) + 400 jam (Waktu untuk Keperluan Pribadi) = 3600 jam.

Apabila jabatan tersebut harus diselesaikan dalam waktu satu bulan (25 hari) dan tiap hari waktu kerja adalah 8 jam, maka untuk jabatan tersebut diperlukan :

( 3600 / 8 x 25 ) x 1 orang = 18 orang

Akan tetapi harus diingat bahwa dalam waktu satu bulan tersebut pada umumnya ada pegawai yang tidak masuk bekerja karena alasan sakit, meninggal, dan alasan-alasan lainnya. Untuk menentukan dengan lebih tepat berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan. maka jumlah pegawai yang telah diperoleh (dihitung) menurut Analisis Beban Kerja dan Penyelidikan Waktu tersebut perlu ditambah dengan dengan prosentase tertentu akibat ketidak hadiran pegawai tersebut. Hal ini disebut dengan Analisis Tenaga Kerja (Work-force Analysis). Untuk ketidakhadiran pegawai tersebut kita tentukan misalnya 10%. Maka jumlah tenaga kerja yang sungguh-sungguh diperlukan adalah 18 orang + (10% x 18 orang) = ± 20 orang.

Bahan Bacaan: Buku “Analisis Jabatan” oleh Moekijat

Waktu Kelonggaran dalam Analisis Beban Kerja


Waktu Untuk Kelelahan dan Keperluan Pribadi (Waktu Kelonggaran)

Waktu tambahan juga perlu diadakan untuk menghilangkan kelelahan. Beberapa jabatan memiliki Waktu Bukan Lingkaran (Noncyclical Time atau Down Time), sehingga tidak perlu ada waktu tambahan untuk kelelahan. Jabatan-jabatan yang lain mengandung banyak kegiatan yang menggunakan otot atau urat saraf dan diperlukan waktu tambahan untuk kelelahan yang lebih besar. Waktu tambahan untuk kelelahan ini hendaknya cukup banyaknya sehingga pegawai pada akhir hari kerja masih memiliki sisa tenaga untuk kegiatan-kegiatan sosial, rekreasi dan sebagainya.

Waktu untuk keperluan pribadi pegawai seperti waktu untuk makan, merokok, dan mengobrol dengan teman-teman sebelahnya adalah penting agar pegawai tetap segar.

Jumlah waktu untuk keperluan pribadi ini tergantung pada hakikat dan sifat jabatan. Jumlah waktu yang diperlukan untuk menghasilkan 1 potong atau 1 ton barang adalah jumlah waktu-waktu tersebut di atas. Pada Waktu Lingkaran ditambahkan Waktu untuk Unsur-unsur yang tidak merupakan lingkaran (Noncyctical Elements), Waktu untuk Kelelahan dan Waktu untuk Keperluan Pribadi yang dinayatakan kedalam prosentase dari Waktu Lingkaran (Cycle Time atau Cyclical Time).

Bahan Bacaan: Buku “Analisis Jabatan” oleh Moekijat

Work Cycle dalam Analisis Beban Kerja


Work Cycle (Lingkaran Pekerjaan) dalam Analisis Beban Kerja

Kebanyakan jabatan memiliki suatu lingkaran pekerjaan yang teratur yang selalu berulang kembali. Penyelidikan Gerak menunjukkan dan menstandardisasikan lingkaran pekerjaan tersebut sedemikian rupa sehingga dapat diukur waktunya dengan tepat. Adalah tidak mungkin membuat suatu penyelidikan waktu dengan tepat kecuali jika ada suatu lingkaran pekerjaan yang teratur. Seorang pemimpin misalnya tidak melakukan kewajiban-kewajiban yang selalu berulang pada jarak-jarak waktu tertentu. Tugas-tugas dari kebanyakan jabatan kantor tidak mengikuti suatu lingkaran pekerjaan yang teratur. Jabatan-jabatan yang lain memiliki lingkaran pekerjaan yang sangat lama sehingga mengandung banyak faktor yang tidak tetap (Variables) dan satu lingkaran tidak dapat disamakan dengan lingkaran yang lain. Penyelidikan Waktu hanya akan menimbulkan masalah-masalah kepegawaian, kecuali apabila ada lingkaran pekerjaan yang teratur dan ditentukan dengan tepat.

Lingkaran pekerjaan tersebut di atas kemudian diuraikan kedalam unsur-unsur pekerjaan yang merupakan pola-pola gerak pokok, atas dasar mana semua lingkaran dibuat. Pengalaman menunjukkan bahwa Penyelidikan Waktu menurut Unsur-unsurnya (menentukan waktu jabatan unsur demi unsur) merupakan metode yang paling seksama. Akan tetapi seperti halnya dengan Penyelidikan Gerak adalah lebih mudah membuat Penyelidikan Waktu secara keseluruhan dan secara kasar dibanding membuat suatu Penyelidikan Waktu menurut Unsur-unsurnya. Kesalahan-kesalahan yang timbul dari cara yang mudah tersebut merupakan sumber dari banyak masalah kepegawaian. Penggunaan para Penyelidik Waktu yang terlatih dan yang menyadari sepenuhnya akan kepentingan metode-metode yang baik akan menghapuskan sumber-sumber rasa tidak puas pegawai.

Noncyclical Elements (Unsur-Unsur yang Tidak merupakan Lingkaran)

Disamping unsur yang berulang dalam suatu jabatan, ada unsur-unsur yang berulang pada selang-selang (interval- interval) yang teratur tetapi tidak merupakan bagian dan setiap lingkaran pekerjaan. Pekerjaan meminyaki mesin secara berkala (periodik) dan menunggu bahan-bahan yang diserahkan merupakan unsur-unsur yang tidak berulang. Suatu Penyelidikan Waktu yang dilakukan secara teliti akan sangat berhati-hati dalam mendapatkan jumlah unsur yang tidak berulang dan lamanya waktu rata-rata yang diperlukan untuk unsur-unsur tersebut.

Penyelidikan Waktu tersebut memakan waktu yang lama dan ada suatu kecenderungan untuk menggunakan perkiraan-perkiraan yang kasar. Oleh karena jumlah Waktu Bukan-Lingkaran (Noncyclical Time) sering lebih besar dibanding waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja (Cycle Time), maka pembuatan perkiraan-perkiraan yang kasar dapat menimbulkan kesalahan yang besar.

Bahan Bacaan: Buku “Analisis Jabatan” oleh Moekijat

« Older entries Newer entries »

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 197 other followers