Mengapa Diperlukan Analisa Beban Kerja?


Bagan 3 - Why WLA

A.  Karyawan Santai/Menganggur

Analisa beban kerja perlu dilakukan pada suatu jabatan, unit kerja atau organisasi/perusahaan apabila secara kasat mata seringkali ditemui atau dipergoki ada seorang atau beberapa karyawan yang terlihat santai atau bahkan menganggur tidak ada pekerjaan yang harus dikerjakannya. Hal ini bisa menunjukkan bahwa karyawan tersebut adalah seorang yang malas atau sebaliknya yaitu ia sebenarnya bukanlah seorang yang malas tetapi memang sudah tidak ada lagi pekerjaan yang harus dikerjakan sehingga ia sempat mengerjakan hal-hal lain di luar tugas-tugasnya atau bisa bersantai dengan melakukan hal-hal yang tidak produktif seperti mengobrol, merokok, ngopi-ngopi, menelpon pribadi, chatting, main games, dan sejenisnya.

Apabila yang terjadi adalah kondisi pertama yaitu karyawan tersebut memang seorang yang malas, maka hal itu menjadi tugas Bagian SDM untuk dapat membinanya dengan menumbuhkan dan mengembangkan komitmen dan tanggung jawabnya dalam melaksanakan tugas-tugas jabatannya. Namun sebaliknya apabila yang terjadi adalah kondisi yang kedua yaitu karyawan tersebut bukan orang yang malas, maka hal ini menunjukkan tugas-tugas yang harus dikerjakan karyawan tersebut terlalu sedikit dibandingkan waktu kerja yang tersedia. Dengan kata lain dapat dikatakan bahwa waktu kerja yang tersedia belum/tidak termanfaatkan secara optimal sehingga efisiensi kerja karyawan tersebut tergolong kurang/rendah. Dalam kondisi inilah maka perlu dilakukan analisa beban kerja agar diperoleh informasi yang akurat dan obyektif untuk menentukan tindakan yang harus dilakukan untuk meningkatkan efisiensi kerja di jabatan/unit kerja tersebut.

B.  Permintaan Tambahan Jumlah SDM

Tidak jarang Unit SDM dibuat pusing oleh adanya permintaan dari unit-unit kerja lain untuk dapat diberikan tambahan karyawan. Padahal berdasarkan informasi yang diperoleh bahkan yang ditemui secara kasat mata pada unit tersebut justru sebaliknya terdapat kelebihan karyawan.

Unit SDM menyadari apabila permintaan tersebut dipenuhi begitu saja maka biaya SDM akan bertambah dan tingkat inefisiensi pada unit tersebut menjadi semakin besar. Namun sebaliknya apabila permintaan tersebut ditolak tanpa alasan yang kuat tentu akan menimbulkan pertanyaan, ketidakpuasan bahkan protes terhadap Unit SDM yang tidak mendukung program atau pencapaian target unit kerja tersebut.

Dalam kondisi di atas perlu dilakukan analisa beban kerja terhadap unit kerja tersebut sehingga diperoleh data yang akurat dan obyektif mengenai apa saja tugas-tugas yang dikerjakan, berapa lama waktu yang diperlukan untuk mengerjakannya dan berapa orang yang dibutuhkan untuk mengerjakan seluruh tugas tersebut. Hasil analisa beban kerja tersebut dapat menjadi dasar yang kuat bagi Unit SDM untuk memenuhi atau menolak permintaan tambahan karyawan dari unit-unit kerja tersebut sesuai dengan kebutuhan yang nyata

C.  Pembukaan Cabang/Unit Kerja Baru

Dalam rangka mewujudkan sasaran strategis organisasi/ perusahaan atau dalam upaya merespon peluang yang timbul karena perubahan lingkungan eksternal cepat dan dinamis maka dimungkinkan pimpinan organisasi/perusahaan memutuskan untuk membuka cabang atau unit kerja baru.

Unit SDM berperan mendukung kebijakan pembukaan cabang atau unit kerja baru tersebut dalam hal menyiapkan struktur organisasi sesuai, deskripsi jabatan yang jelas, prosedur/ petunjuk kerja (SOP) yang lengkap serta karyawan yang sesuai dengan kebutuhan baik dari kualitas maupun jumlahnya.

Analisa beban kerja perlu dilakukan terhadap jabatan-jabatan yang ada pada cabang atau unit kerja baru tersebut sesuai dengan tugas-tugas yang ada pada deskripsi jabatan yang ditetapkan. Dapat dilakukan benchmarking terhadap jabatan/ unit kerja/cabang lain yang memiliki tugas-tugas yang sama atau sejenis. Terhadap jabatan baru yang belum ada sebelumnya, dapat dirancang tugas-tugas sesuai dengan aktivitas-aktivitas yang diinginkan dengan mengacu pada standar/norma waktu (waktu normal) yang ada atau yang disepakati bersama.

Pada pembukaan cabang/unit kerja baru, khusus untuk tujuan menghitung jumlah kebutuhan karyawan dapat dilakukan secara cepat dan praktis dengan menggunakan metode yang mengacu pada hasil kerja, obyek kerja, dan alat kerja yang digunakan, setelah sebelumnya diperoleh informasi mengenai jumlah/ volume/target pekerjaan yang harus dilaksanakan/dicapai serta standar rasio atau norma waktu yang ditetapkan.

D.  Pengurangan Jumlah Karyawan

Kondisi ekonomi melemah, perubahan regulasi pemerintah, performa bisnis yang menurun, atau alasan-alasan lainnya dapat menyebabkan pimpinan perusahaan mengeluarkan kebijakan untuk mengurangi jumlah karyawan yang ada. Hal ini menuntut Unit SDM untuk melaksanakan pengurangan karyawan dengan metode yang tepat sesuai dengan karakteristik perusahaan dan kondisi yang sedang dialami.

Apabila konteksnya adalah untuk meningkatkan efisiensi kerja karyawan dan meningkatkan produktivitas perusahaan, maka pengurangan karyawan lebih tepat dilakukan dengan menggunakan metode analisa beban kerja yang menganalisa tugas per tugas dengan dirinci (breakdown) ke dalam aktivitas-aktivitas yang sifatnya konkrit, teknis, dan operasional sehingga pengukuran waktu penyelesaiannya menjadi lebih akurat.

Dengan demikian tindakan efisiensi dapat dilakukan dengan cara menghilangkan (menghapus) aktivitas-aktivitas/tugas yang sebenarnya tidak diperlukan, melakukan enrichment dan enlargement pada seluruh jabatan agar mencapai beban kerja yang optimal (100% atau lebih), dan tindakan efisiensi lainnya.

E.  Merampingkan Struktur Organisasi

Perampingan struktur organisasi biasanya dilakukan dengan alasan melakukan efisiensi karena profit perusahaan menurun tajam, memangkas birokrasi agar proses pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dalam merespon peluang, perubahan budaya organisasi, atau adanya penyesuaian dalam gaya kepemimpinan.

Dengan dilakukan perampingan organisasi berarti akan ada jabatan-jabatan atau bahkan unit-unit kerja yang awalnya terpisah kemudian harus digabungkan menjadi satu. Hal ini berarti kita harus menghapus aktivitas-aktivitas/tugas yang sebenarnya tidak diperlukan, menggabungkan jabatan-jabatan yang memiliki beban kerja taraf rendah (<50%), melakukan enrichment dan enlargement pada jabatan-jabatan yang memiliki beban kerja taraf kurang (50% sd <100%) agar mencapai beban kerja pada taraf optimal (100% atau lebih), serta melakukan tindakan-tindakan efisiensi lainnya.

Serupa dengan pengurangan jumlah karyawan, metode analisa beban kerja yang lebih tepat adalah yang melakukan analisa tugas per tugas yang dirinci (breakdown) ke dalam aktivitas-aktivitas yang sifatnya konkrit, teknis, dan operasional sehingga pengukuran waktu penyelesaiannya menjadi lebih akurat.

F.  Pemberian Insentif

Pada hakekatnya beban kerja sebagai hasil dari kegiatan analisa beban kerja bukanlah dasar utama dari pemberian remunerasi (gaji pokok). Penentuan besar kecilnya remunerasi dari suatu jabatan ditentukan berdasarkan nilai jabatan (job value) yang dihasilkan dari proses evaluasi jabatan. Namun demikian, beban kerja masih dapat dijadikan dasar bagi pemberian insentif (salah satu komponen balas jasa di luar komponen gaji pokok), terutama apabila karyawan bekerja melebihi jumlah jam kerja formal yang telah ditetapkan.

 

Bagan Mengapa Perlu Dilakukan Analisa Beban Kerja?

Bagan 3 - Why WLA

Sumber:
Materi Public Workshop Workload Analysis oleh Adil Kurnia

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: