Review Job Description Untuk Keperluan Analisis Beban Kerja


Review Job Description Untuk Keperluan Analisis Beban Kerja

Tujuan Review

  • Memastikan apakah job description yang diperoleh secara legal formal dapat dipertanggung jawabkan dan “up-dated”, sehingga layak direview dan dipergunakan untuk kepentingan analisis beban kerja.
  • Memahami secara benar jabatan yang akan dianalisis.
  • Melengkapi apabila informasi yang ada kurang lengkap atau kurang jelas.
  • Dasar menentukan tugas pokok, tugas tambahan, tugas rutin, tugas berkala, dan tugas insidental (cycle work dan noncycle work).
  • Dasar melakukan breakdown tugas kedalam tahapan/langkah-langkah/aktivitas (job element).
  • Dasar dalam menyusun kuesioner serta pengisiannya.
  • Persiapan wawancara, observasi dan diskusi.
  • Memperoleh gambaran yang akurat mengenai waktu standar yang dibutuhkan untuk setiap tugas (cycle work) maupun aktivitas (job element).

Komponen Job Description

  • Identitas Jabatan
  • Struktur Jabatan dalam Organisasi
  • Fungsi/Tujuan Jabatan
  • Tugas-Tugas Tanggung Jawab
  • Hubungan Jabatan
  • Persyaratan Jabatan

Komponen yang berhubungan langsung dengan analisis beban kerja adalah komponen Tugas-Tugas, sedangkan komponen lainnya berfungsi sebagai informasi tambahan.

Jenis Tugas menurut Tingkat kepentingannya

  • Tugas Pokok, adalah tugas-tugas yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan agar tujuan jabatan dapat tercapai.
  • Tugas Tambahan, adalah tugas-tugas yang tidak harus dilakukan oleh pemegang jabatan karena tidak berpengaruh terhadap pencapaian tujuan jabatan namun masih berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan.
  • Tugas Lain-Lain, adalah tugas-tugas yang tidak harus dilakukan oleh pemegang jabatan karena tidak berpengaruh terhadap pencapaian tujuan jabatan maupun tujuan organisasi atau perusahaan.

Jenis Tugas Menurut Frekuensinya

  • Tugas Harian, tugas-tugas yang muncul/terjadi atau dilakukan/dikerjakan secara terus menerus setiap hari.
  • Tugas Berkala, tugas-tugas yang muncul/terjadi atau dilakukan/dikerjakan secara berulang setiap minggu, bulan, triwulan, atau tahunan.
  • Tugas Insidental, tugas-tugas yang kemunculan/terjadinya tidak dapat ditentukan  waktunya. Misalnya dalam 1 bulan tugas tersebut selalu ada tetapi terjadi/dilakukannya tidak pasti, dapat di awal bulan, pertengahan bulan atau di akhir bulan.

Hal-Hal Lain yang Penting

  • Pastikan bahwa apakah pada job description hanya terdapat tugas pokok saja atau termasuk juga tugas tambahan? Hal ini akan berpengaruh pada perhitungan beban kerja jabatan dan beban kerja individu.
  • Pastikan bahwa apakah job description sudah terbagi kedalam tugas harian/rutin, tugas berkala (mingguan, bulanan, triwulan, tahunan) atau belum ada informasi apapun mengenai frekuensi tugas. Hal ini akan memudahkan dalam memperoleh data waktu penyelesaian tugas dan aktivitasnya.
  • Pastikan bahwa apakah perumusan tugas-tugas pada job description masih bersifat abstrak atau sudah konkrit/nyata (dapat diamati dan diukur) yang berbentuk aktivitas (activities/job element). Hal ini akan memudahkan karena tidak perlu memikirkan apa saja aktivitas dari tugas-tugas jabatan tersebut.
  • Pastikan bahwa apakah tugas-tugas tertentu pada job description suatu jabatan berdiri sendiri (meskipun tetap rangkaian dari suatu proses) atau juga merupakan tugas dari jabatan lain (duplikasi). Oleh karena itu, perlu melihat tugas-tugas pada job description dari jabatan lainnya yang terkait agar analis/surveyor tidak terkecoh dengan data isian kuesioner dan hasil wawancara (kecuali data observasi).

Sumber: Materi Workshop Workload Analysis oleh Adil Kurnia

Advertisements

2 Comments

  1. Hani' Arudin said,

    October 30, 2010 at 9:10 am

    Bagus, menambah wawasan kami terkait dg job desk

  2. adilkurnia said,

    November 2, 2010 at 12:25 am

    Terima kasih Mbak Hani sudah membaca dan bisa menambah wawasan…


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: